Özpen Grup

A. Veri Sorumluğu ve işlenmesi ile ilgili genel bilgiler ;

07.04.2016 tarihinde 6698 sayılı "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu" (Bundan böyle kısaca “Kanun” olarak anılacaktır.) yayınlanarak yürürlüğe girmiştir. Söz konusu kanun kapsamında Şirketimiz , (Bundan böyle kısaca “ÖZPEN” olarak anılacaktır.) “Veri Sorumlusu” sıfatına sahip olup, bu sıfatın gerektirdiği yükümlülükleri yerine getirmek için gerekli uyum çalışmalarını gerçekleştirmektedir. İşbu bilgilendirme, “ÖZPEN”şirketinin Kanun kapsamında Personel’ine (Stajyerleri de kapsamaktadır.) /Aday Personel’ine (Aday Stajyer’leri de kapsamaktadır.) yönelik aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmaktadır. İşbu Aydınlatma Metni ve Rıza formu gerekli olduğu durumlarda “ÖZPEN” tarafından güncellenecek ve güncel hali internet sitesinde yayımlanacak ve tarafınıza mail olarakda gönderilecektir.

Kanun kapsamında kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü veriyi kapsamaktadır. Kişisel verinin özel bir türü olan Özel Nitelikli Kişisel Veri; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf veya sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

Kişisel verilerin işlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulmaktadır.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk
Doğru ve gerektiğinde güncel olma
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
İlgili mevzuaatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

B. Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

“ÖZPEN”, şirket Personel /Aday Personel’lerin verilerini KVKK gereğince, aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla otomatik yada otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve KVKK 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenmektedir. Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla yada veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmektedir. Personelin/Aday Personelin kişisel verileri;

Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formları ile,
Adayların “ÖZPEN”’e elektronik posta, kargo, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler ile,
Çeşitli sosyal medya kanalları üzerinden “ÖZPEN” adına işletilen hesaplar kanalı ile,
Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multi medya mesajları, bilgi formları da dahil vesair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığı ile,
Referans kişiler aracılığı ile,
“ÖZPEN”’in çalıştığı istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,
Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile “ÖZPEN” tarafından yapılan araştırmalar ile,

Toplanmaktadır.

Bu bilgiler, “ÖZPEN”’in daha iyi ve kaliteli hizmet verebilmesi, ilgili kişinin aranan pozisyona uygun olup olmadığına karar verilmesi, istihdam ilişkisine dair soruların cevaplanabilmesi, şirket faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve düzenlenebilmesi, performans değerlendirmesinin objektif şekilde yapılabilmesi, yasalardan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi, iş güvenliği mevzuatına uyum sağlanması, kurumsal ve idari yönetimin sağlanması gayesi ile KVKK 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

KVKK 5. Maddesinde belirtilen Kişisel Verilerin İşlenme Şartları aşağıda yer almaktadır.

Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.
Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

KVKK 6. Maddesinde belirtilen Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları aşağıda yer almaktadır.

Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.

İlgili maddeler gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5. maddenin 2. Fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

İşbu amaçlarla toplanan kişisel verileriniz kimlik bilgileriniz, iletişim bilgileriniz, özlük bilgileriniz, gerekli olduğu kadarıyla sağlık bilgileriniz, aile bireyleri ve yakınlarının bilgileri, çalışma bilgileriniz, eğitim bilgileriniz, banka hesap numarası ve malvarlığı verisi gibi finansal bilgileriniz, teknik, görsel ve işitsel bilgiler, kan grubu, fotoğraf, işyeri kamera kayıt görüntüleri, işyeri güvenliği amacıyla sabıka kaydı bilgileri, maaş haczi sebebiyle icra takibi bilgileri, araç takip ve lokasyon verileri, işe giriş-çıkış bilgileri, fiziksel mekan güvenlik bilgisi, referans bilgileridir.

Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile çalışanlarımızdan kişisel bilgilerini güncellenmesi talep edilebilir. Çalışanlarında, bilgilerinde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde söz konusu bilgileri İnsan Kaynakları Departmanına iletmeleri beklenmektedir. “ÖZPEN”, hiçbir koşulda çalışan tarafından sunulan yanlış bilgiden sorumlu tutulamaz.

C. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda KVKK’ya uygun olarak veri sorumlusu ya da atayacağı tüzel/gerçek kişiler tarafından işlenebilmektedir;

Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması,
Aranan pozisyona uygun olup olmadığınızın tespiti amacıyla, uygun olmadığına karar verildiği takdirde benzer pozisyonlarda değerlendirmek amacıyla,
Personel’in istihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,
Personellere maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,
Çeşitli insan kaynakları uygulamaları amacıyla,
Acil tıbbi müdahaleler amacıyla,
Hastalık izinlerinin takibi ve izlenmesi veya Personel’in görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla;
Personel’in maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,
“ÖZPEN”’in kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,
Şirket seyahatlerinin organize edilmesi amacıyla,
Acil durumların varlığı halinde Personel’in kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,
Personel masraflarının hesaplanması amacıyla,
İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,
Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,
Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi,
Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlemek amacıyla,
Promosyonlar ve kampanyalardan faydalandırılması,
İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,
Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)
e-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye ile ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi,
KVKK’nda belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

D. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

İşlenen kişisel verileriniz zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile yurtiçinde veya yurtdışındaki;

Maaş hesabı açılması amacıyla bankalarla,
Gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi amacıyla araç kiralama şirketleriyle
Gerektiği durumlarda telefon hattı verilmesi amacıyla GSM operatörleriyle,
Şirketin zorunlu bireysel emeklilik yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla bireysel emeklilik şirketleriyle,
Zincir mağazalarda görev alacak personelin bilgileri görev alacağı zincir mağazalar ile,
Yemek kartı verilmesi halinde yemek şirketleriyle paylaşılacağını,
Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla,
Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarıyla,
Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
“ÖZPEN” adına veri işleyen (IT desteği veren, trafik/müşteri memnuniyeti ölçümleme, profilleme ve segmentasyon desteği veren, satış ve pazarlama alanında sms, mailing, arşivleme başta olmak üzere kişisel verilerin işlenmesi gereken konularda destek veren) firmalarla,
“ÖZPEN” şirketinin kullandığı bilişim teknolojileri gereği hizmet aldığı sunucu ve sunucu desteği veren firmalara
İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve ticari faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarıyla, özel entegratör firmalarla, bağımsız denetim firmalarıyla, gümrük firmalarıyla, mali müşavir/muhasebe firmalarıyla, hukuk bürolarıyla,
Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması,
İş güvenliği, şirket demirbaş ve kaynaklarının güvenliğinin temini,
Promosyonlar ve hediye verilebilmesi amacıyla ilgili iş ortakları ve tedarikçilere,
Rezervasyon/promosyon amacıyla turizm ve/veya ulaşım şirketleri ve ilgili tedarikçilerle,
Şirket tarafından kurulan ortak veri tabanının işlerliği açısından ilgili tedarikçilerle,
Gerektiği durumlarda teslimat yapılabilmesi amacıyla kargo firmalarıyla,
Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketler ile,
Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla,

Kanunen açık rıza alınması gereken hallerde açık rıza alınarak (kanunen açık rıza alınması gerekli olmayan durumlar hariç olmak kaydı ile) ve kanun ile belirlenmiş koşullar çerçevesinde aktarılabilecektir.

E. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, iş akdiniz devam ettiği sürece yukarıdaki amaçlar doğrultusunda saklanacaktır. Kanunen saklanması zorunlu olan kişisel verileriniz, sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca iş akdiniz sona erdikten itibaren 10 (on) yıl boyunca saklanacaktır. Aday personel ile iş akdinin başlamaması durumunda kişisel verileri benzer pozisyonlarda değerlendirilmek amacıyla 1 (bir) yıl boyunca saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz “ÖZPEN” tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir. Kanunen işlenmesi gereken veriler haricindeki kişisel verilerin işlenmesi için verdiğiniz izni her zaman geri alabilirsiniz

F. Veri Sahibinin Hakları

KVKK kapsamında, kişisel verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kişisel verinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Talebinizce düzeltilen ya da silinen bilgilerinizin, eğer aktarılmış ise kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızla birlikte yazılı talebinizi şirket adresine konunun KVKK ile ilgili olduğunu açıkça belirterek ıslak imzalı olarak veya kayıtlı elektronik posta adresimize güvenli elektronik imza, mobil imza yada ilgili kişi tarafından şirketimize daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle gönderebilirsiniz. Başvurular Türkçe yapılmalıdır.

Başvurularda, ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için TC kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası/kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ve talep konusu bulunması zorunludur.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizi belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.

Bu kapsamda yapacağınız başvurular en kısa sürede ve en geç çok 30 gün içerisinde sonuçlandırılacaktır. İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse, on sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 TL işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flaş bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde “ÖZPEN” tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Rıza Formunu indirmek için lütfen tıklayınız.